Actividades Mensuales
Con el fin de mejorar el servicio de suministro de materiales, se informa a toda la comunidad sobre el procedimiento para la solicitud de materiales a los Departamentos: Almacén y Compras; los formatos a utilizar y la solicitud de cada material los primeros cinco (05) días de cada mes. Esta planificación debe ser respetada por toda la Comunidad. Existirán casos de emergencias que debemos atender, sin embargo, si se planifica correctamente, estos casos disminuirán. La idea es evitar generar costos adicionales de compras a la Universidad.
Solicitud al Departamento de Suministros
1.- Papelería
La solicitud de papelería se debe hacer exclusivamente a través del formato Formato Solicitudes de Papelería Las solicitudes sólo pueden ser enviadas vía correo electrónico a la siguiente dirección: suministros@urbe.edu o al correo del jefe actual del departamento de suministro. Por otra parte, los correos deben ser enviados por el responsable del departamento solicitante (no se aceptarán de otras personas), y serán recibidas del 01 al 05 de cada mes. Cualquier información adicional, favor comunicarse con la Lcda. Nancy Vásquez (8470), encargada del área de suministro.
2.- Ferretería, Equipos, Material de Limpieza, Material Impreso, Uniformes, Víveres (entre otros).
Toda solicitud de este material debe ser realizada con el Formato de Solicitud de Materiales (PC-SDM-0001), de igual manera debe ir firmada y sellada por el Jefe del Departamento que requiera el mismo, sólo se recibirán solicitudes que no posean tachaduras o enmendaduras (Siga las instrucciones de llenado del formato). Los departamentos deben planificar su consumo, sin generar pequeños almacenes, el propósito es optimizar el uso de los recursos. Las solicitudes pueden enviarse en digital al correo suministros@urbe.edu y al jefe de mantenimiento Ingeniero Gustavo Belloso para que se encargue de canalizar los materiales solicitados. Para la adquisición de activos, la solicitud debe estar autorizada por el Departamento de Bienes. El propósito de la planificación del consumo mensual es minimizar las emergencias, es decir, NO SE ACEPTARÁN PEDIDOS DE EMERGENCIAS , por lo que se solicita tomar las previsiones respectivas. De existir alguna EMERGENCIA IMPORTANTE, debe ser canalizada por el Departamento de Suministros, en caso de que éste no pueda suplir la necesidad, enviarán la solicitud al Departamento de Compras
Departamento de Compras
El Departamento de Compras no recibirá ninguna solicitud, éstas deben ser canalizadas exclusivamente por el Departamento de Suministros. De existir algún requerimiento de un producto de emergencia y el Departamento solicitante haya canalizado por sus propios medios el presupuesto del producto y/o servicio, se debe llenar el formato Justificación de Adjudicación Directa (PC-JAD-0001) adjunto en este correo, el cual deberá estar firmado por el solicitante y refrendado por el Vicerrector del área. El Departamento de Almacén sólo pasa una vez al mes solicitudes al Departamento de Compras, por lo que agradecemos tomar las previsiones. En los casos de adquisición de productos importados, deben considerar que los tiempos de entrega pueden variar entre 4 y 6 semanas, y en algunos casos entre 8 a 12 semanas, por lo que se recomienda tomar las previsiones necesarias para garantizar la operatividad de las áreas.